Бухгалтерия для селлера: программа или бухгалтер на аутсорсе

У селлера деньги приходят не от покупателя, а от площадки, и приходят не целиком. Маркетплейс удерживает вознаграждение, логистику, хранение, приёмку, эквайринг, рекламу и штрафы, а на счёт переводит остаток. Налоговая смотрит не на остаток, а на то, сколько заплатил покупатель. Из этого расхождения вырастает большая часть доначислений, которые селлеры получают через год после сделки. Ниже разбираем, как устроен отчёт комиссионера, на какую дату и в каком размере возникает доход, что меняют правила по НДС и патенту с 2026 года, из чего складывается счёт исполнителя и кто отвечает, если отчётность ушла с ошибкой.

Что именно вы покупаете

В категории соседствуют три разные покупки. Программа для самостоятельного ведения: она подтягивает выписку и отчёты кабинетов, считает налог, формирует и отправляет декларацию, но данные заводите и кнопки нажимаете вы. Аутсорс: учёт ведёт бухгалтер или команда, вы даёте доступы и подписываете готовое. Гибрид: работу делает человек, а вы видите её в той же программе. До сравнения цифр выясните, что входит в названную сумму, чья лицензия на программу и кто заводит первичные документы: это половина разницы в цене.

Программу и аутсорс сравнивать между собой бессмысленно, порядок цен отличается кратно. Программа окупается у ИП без сотрудников на упрощёнке с одним-двумя кабинетами и однотипными операциями. Аутсорс правильнее сравнивать со штатным бухгалтером по полной стоимости сотрудника: оклад, взносы, отпуск, замена на время болезни, рабочее место и программа. Пока объём документов не даёт постоянной загрузки одного человека, внешняя команда обходится дешевле.

Глубина работы с отчётами площадок разводит исполнителей сильнее, чем цена. Одни подключаются к кабинетам по API и раскладывают удержания по видам, другие ждут от вас выгрузку в таблице, а расхождения возвращают вам же. Спрашивайте предметно: откуда берётся выручка в учёте, из банковской выписки или из отчёта площадки; какие кабинеты подключаются автоматически; кто сверяет отчёт с фактическим поступлением на счёт. И держите в голове границу услуги: здесь считают налог и сдают отчётность, а прибыль по артикулу, оборачиваемость и юнит-экономику смотрят в сервисах аналитики, это другая категория и другой бюджет.

Отчёт комиссионера: главный документ селлера

Продажа на маркетплейсе оформлена договором комиссии или агентским договором. Площадка выступает посредником: продаёт ваш товар покупателю, получает от него деньги и удерживает своё вознаграждение. По итогам периода она формирует отчёт комиссионера, он же отчёт агента или отчёт о реализации. Это первичный документ, на основании которого признаётся выручка и принимаются расходы. Банковская выписка и платёжка от площадки таким документом не являются: в выписке видно только сальдо расчётов.

Отчётный период площадки редко совпадает с календарным месяцем: у одних он недельный, у других сдвинут относительно конца месяца. На стыке периодов часть продаж попадает в соседний отчёт, и если исполнитель просто складывает файлы за месяц, месяц закроется неверно. Отдельная история - корректировки: площадки перевыставляют данные за прошлые периоды по итогам разбирательств по возвратам, потерям и штрафам. Спросите, как исполнитель их проводит: текущим периодом или уточнённой декларацией, и кто принимает это решение.

Отчёт стоит принимать осознанно, а не молча. По Гражданскому кодексу возражения по отчёту комиссионера и по отчёту агента заявляют в тридцатидневный срок, если договором не установлен другой (статьи 999 и 1008 ГК РФ), а оферты площадок этот срок обычно сокращают. Пропустили срок - отчёт считается принятым со всеми удержаниями, которые вы не оспорили. Уточните у исполнителя, входит ли в услугу сверка отчётов и претензионная работа по спорным удержаниям, или это только ваша зона.

Доход, дата признания и налоговая база

Самая дорогая ошибка выглядит безобидно: доходом считают сумму, которая пришла на расчётный счёт. На упрощёнке доходом признаётся вся сумма, которую заплатил покупатель, включая удержанное вознаграждение площадки. Так это сформулировано в письме ФНС от 08.05.2024 № СД-4-3/5416@. Если налог платили с перечисленного остатка, база занижена ровно на удержания, а это доначисление, пени и штраф, и копится оно тихо, квартал за кварталом.

Второй нюанс - дата. По разъяснениям ведомств доход у продавца на упрощёнке возникает тогда, когда деньги покупателя получил маркетплейс, а не когда площадка перевела остаток. Практическое следствие видно на стыке годов: декабрьские продажи попадают в один налоговый период, а выплата по ним приходит в другой, и от этого зависит и сам налог, и попадание в лимиты режима. Спросите будущего бухгалтера, как он закрывает декабрь; ответ сразу показывает уровень.

С расходами свои правила. Комиссию, логистику, хранение, приёмку, эквайринг, рекламу и штрафы можно учесть только на объекте «доходы минус расходы», перечень расходов закрытый (статья 346.16 НК РФ), и по каждой строке нужен документ, то есть тот же отчёт площадки. На объекте «доходы» удержания налог не уменьшают вовсе, его снижают только страховые взносы и торговый сбор, поэтому в категориях с высокой комиссией простой режим часто проигрывает, хотя выглядит удобнее. Возвраты и невыкупы уменьшают доход того периода, в котором прошли, их тоже нельзя терять.

Режим налогообложения и НДС с 2026 года

Патент селлеру больше не вариант: с 2026 года торговля через маркетплейсы прямо выведена из розничной торговли для целей ПСН поправками в подпункт 1 пункта 3 статьи 346.43 НК РФ. Заодно снижен лимит дохода на патенте - до 20 млн рублей, с дальнейшим снижением в следующие годы. Патент можно оставить под офлайн-точку и совмещать с упрощёнкой, но тогда нужен раздельный учёт и контроль общего лимита, а это отдельная работа, которую тоже считают в цене обслуживания.

Главное изменение для упрощенцев - НДС. Порог, после которого упрощенец становится плательщиком, снижен до 20 млн рублей годового дохода. Для селлера тут двойная ловушка: доход для порога считается по той же полной сумме от покупателя, а не по перечислениям площадки, поэтому порог наступает раньше, чем кажется по банку. Обязанность возникает не с начала года, а с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения, так что момент нужно ловить заранее.

Дальше развилка: пониженные ставки 5 или 7 процентов без вычетов либо общая ставка с вычетами, в том числе с вычетом НДС по вознаграждению площадки. Считается это по вашей марже и доле расходов с НДС, а решение связывает надолго: отказаться от пониженной ставки в любой момент нельзя, она применяется несколько кварталов подряд. Работа с НДС - другой объём: счета-фактуры, книга продаж, декларация каждый квартал. У многих сервисов ведение НДС идёт по отдельному, более дорогому тарифу. Спрашивайте про него до того, как подошли к порогу, а не после.

Из чего складывается счёт и что идёт сверх тарифа

Базу цены задают форма бизнеса и режим. ИП без сотрудников - самый дешёвый вариант в любом прайсе. ООО дороже всегда: баланс, отчёт о финансовых результатах, директор как минимум один сотрудник, кассовая дисциплина, дивиденды. «Доходы минус расходы» дороже «доходов», потому что бухгалтеру надо принять и проверить каждый расходный документ; общая система дороже обеих. Дальше идёт объём: число кабинетов и площадок, банковских счетов, операций и позиций в номенклатуре. И способ оплаты: годовая подписка в пересчёте на месяц заметно дешевле помесячной, но деньги нужны сразу за год.

Отдельная ступень - сотрудники. Первый нанятый человек почти всегда переводит вас на старший тариф: появляются кадровый учёт, расчёт зарплаты и взносов, а с ними 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1, подраздел которой по приёму и увольнению сдают не позднее следующего рабочего дня после события. Уведомления по НДФЛ подаются дважды в месяц, до 25-го и до 3-го числа, и пропуск срока стоит денег независимо от того, чья это была задача.

Базовый тариф редко оказывается итоговой ценой. Самая частая доплата - модуль маркетплейсов: автоматический разбор отчётов площадок продаётся отдельной строкой к бухгалтерскому тарифу, а на младших планах его иногда нельзя подключить вовсе. Вторая по частоте - интеграции: в тариф входит фиксированное число подключений к банкам и кабинетам, каждое следующее оплачивается отдельно. Третья - консультации: в тарифе может быть прописано количество обращений или часов в месяц, всё сверх нормы платно.

Дальше идут вещи, которые к бухгалтерскому тарифу обычно не относятся вовсе. Электронный документооборот: без него не оформить оборот маркированного товара и часть поставок, а оператор ЭДО оплачивается сам по себе. Электронная подпись: ИП и руководитель организации получают квалифицированную подпись в удостоверяющем центре ФНС бесплатно, но носитель и лицензию криптопровайдера покупают сами, а сотруднику, который подписывает за компанию, нужна машиночитаемая доверенность. Маркировка в «Честном знаке», валютный контроль и импорт - смежные услуги из соседних категорий каталога.

И три разовые работы, которые всплывают позже. Восстановление учёта за прошлые периоды, если вы приходите не с нуля: считается по отдельному прайсу и иногда сопоставимо с годом обслуживания. Ответы на требования налоговой и сопровождение камеральной проверки: у одних входит в абонплату, у других считается юридической услугой. Регистрационные действия: смена кодов ОКВЭД, адреса, состава участников. Зеркальная ситуация - деятельности пока нет: тогда ищите тариф нулевой отчётности, отдельный дешёвый план для этого есть у многих.

Ответственность, смена бухгалтера и выход из договора

Перед налоговой отвечает налогоплательщик. Обязанность исчислить и заплатить налог лежит на вас, поэтому пени и штраф выпишут вам, а не сервису, независимо от того, кто нажимал кнопки. Всё, что можно получить от исполнителя, прописано в договоре, и только там: без такого пункта убытки придётся доказывать в общем порядке. Поэтому договор читают до оплаты, а не после требования из инспекции.

Смотрите на формулировку об ответственности: возмещает ли исполнитель пени и штрафы, начисленные по его вине, есть ли потолок возмещения и в какой срок он платит. Часть компаний страхует профессиональную ответственность, и это проверяется предметно: страховщик, срок действия полиса, перечень покрываемых случаев, размер франшизы. Сам доначисленный налог страховка не покрывает никогда, его вы должны бюджету в любом случае, речь только о санкциях.

Второй риск человеческий. В аутсорсе бухгалтер меняется, и на стыке теряются договорённости и незакрытые вопросы. Спросите, кто ведёт вас во время отпуска и после увольнения вашего специалиста, есть ли второй человек в курсе дел. Заранее выясните, что вам отдадут при расставании: выгрузку базы в рабочем формате, книгу учёта доходов и расходов, оборотно-сальдовые ведомости, первичку, сданные отчёты с квитанциями о приёме. Уклончивый ответ означает, что вас будут держать данными. И отдельно про доступы: свою квалифицированную подпись не передавайте, для сдачи отчётности представителю оформляют электронную доверенность, зарегистрированную в налоговой.

Как сравнивать предложения и что спросить до оплаты

Начните с формальных признаков: действующее юрлицо или ИП в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, срок работы, опубликованная оферта, открытый прайс. Цена с приставкой «от» означает, что итог назовут после разговора. Для аутсорса это норма, но тогда сравнивать можно только по одинаковой вводной: форма бизнеса, объект налогообложения, плательщик НДС или нет, число сотрудников, площадки и кабинеты, примерное число операций и позиций в месяц. Разошлите одну и ту же вводную нескольким компаниям и сложите ответы рядом, иначе сравниваете разные объёмы работы.

У программ обычно есть пробный период, у аутсорса вместо него бесплатный аудит или консультация. Аудит полезен, даже если вы потом не купите: по нему видно, как компания читает ваши отчёты и какие вопросы задаёт. Проверьте покрытие площадок: Wildberries и Ozon поддерживают почти все, Яндекс Маркет и Мегамаркет закрывают не всё. И проверьте, как заканчивается пробный период: списание после него часто идёт автоматически.

Перед оплатой задайте вопросы письменно, в чате или на почте, и сохраните ответы. Это полчаса времени, которые дешевле любой последующей доплаты.

• Что входит в названную цену: программа, работа бухгалтера или и то и другое?
• Откуда в учёте берётся выручка: из банковской выписки или из отчёта комиссионера?
• Доход считается по сумме от покупателя или по перечислению площадки?
• Какие кабинеты подключаются по API, а какие придётся выгружать руками?
• Входит ли сверка отчётов площадок и работа по спорным удержаниям?
• Как проводите корректировки, которые площадка выставила за прошлый период?
• Модуль маркетплейсов входит в тариф или оплачивается отдельно, и на каких планах доступен?
• Сколько интеграций с банками и кабинетами включено и сколько стоит следующая?
• Что меняется в цене при найме первого сотрудника и при добавлении второго кабинета?
• Ведёте ли НДС на упрощёнке, по какому тарифу и помогаете ли выбрать ставку?
• Сколько консультаций в месяц входит и что считается обращением сверх нормы?
• Кто отвечает на требования налоговой и сопровождает камеральную проверку?
• Возмещаете ли пени и штрафы по своей вине, есть ли предел суммы и страховой полис?
• Кто ведёт меня, если мой бухгалтер в отпуске или уволился?
• Что и в каком формате я получаю при расторжении договора?
• Сколько стоит восстановление учёта за прошлые периоды, если оно понадобится?
• Названная цена за месяц - это при годовой оплате или при помесячной?

Если на половину вопросов отвечают «обсудим после подключения», это тоже ответ.